Имя
e-mail

Главная - Библиотека - Статьи - Ведение проектов

Автор статьи: Черноусов Владимир

Ведение проектов

Ведение проекта – это управление ресурсами и сроками работ, которые встречаются на каждом шагу, начиная от организации праздника и заканчивая многолетними  проектами по автоматизации государственных структур. Стоит предположить, что бы вы ни делали, так или иначе, сталкиваетесь с ведением проектов, ведь управлять деньгами, временем и другими ресурсами вам все же приходиться. Несомненно, мощным инструментом ведения проектов выступают ментальные карты, в силу их простоты  и эффективности использования. При помощи ментальных карт очень просто вести проекты разного масштаба и сложности, держать все под контролем, быстро подстраиваться под текущие изменения, управлять ресурсами и видеть слабые места в проекте. Не допускать промедлений, просрочек, невыполненных или выполненных на низком уровне дел. Ментальная карта, представленная ниже, наглядно иллюстрирует применение ментальных карт в ведении проекта, это своего рода учебное пособие по ведению проектов при помощи ментальных карт. 

(Щёлкните мышкой по рисунку, он увеличится) 



Для начала выбираем цель проекта, если цель уже есть важно оценить ее с точки зрения эффектов от достижения. Достижима ли цель, как она связана с другими целями и задачами, каковы сроки её достижения.

После того как цель проекта выбрана, определены основные критерии  достижения, сам проект получил название и это название можно использовать для создания центрального образа карты.

Учитывая цель, ее специфику, необходимо накидать предполагаемые затраченные ресурсы по воплощению проекта в жизнь. Часто встречаются следующие виды ресурсов: люди, время, деньги. Лично для вашего проекта это может быть любой вид ресурса, как материальный, так и нематериальный в зависимости от вида и цели проекта.



Определим основные этапы достижения цели,  т. е. делим глобальную цель на подцели  и этапы проекта, которые необходимо пройти для достижения цели проекта. Это как с целым арбузом, есть 2 способа его съесть: поделить на дольки или разрезать и выедать частями при помощи ложки. И в том и в другом случае большое делится на части в первом последовательно и структурно во втором непоследовательно и хаотично. Изберем первый вариант деления арбуза и, если за арбуз брать такой проект, как создание сайта, то его дольками будут: составления технического задания, этап разработки дизайна, верстка,  программирование, тестирование и передача сайта заказчику.



После определения этапов необходимо определить конкретные задачи для каждого этапа проекта. На первом этапе составления ТЗ могут возникнуть следующие задачи:
1.1  Встретиться с заказчиком, уточнить специфику бизнеса, узнать пожелания.
1.2  Подготовить коммерческое предложение.
1.3  ………………………………………………….
Присоединяем в виде веток данные задачи к основным, уже определенным, этапам проекта.




После того как вы расписали все задачи? которые необходимо сделать на каждом из этапов, вы можете спрогнозировать необходимые ресурсы для достижения каждой задачи, желательно при этом подписать прогнозируемые сроки и необходимы ресурсы к задаче проекта в ментальной карте. Это поможет вам скорректировать на этапе планирования проекта необходимые ресурсы и сроки сдачи. Если ресурсов не хватает, добавляем их к разделу «ресурсы» на нашей карте.



Если затраченные ресурсы еще сопоставимы с результатами от проведенного проекта, то  идем дальше и распределяем ответственных лиц за конкретные задачи.



В данной карте к каждой задаче  подписаны ответственные лица, есть веточка «Сроки», «Документы», необходимые в работе над данной задачей, «Переписка», «Ресурсы», и веточка «Важно», к ней можно отнести информацию, которую важно учитывать. Эти ветки сугубо индивидуальны, на разных этапах могут появляться «свои» ветки необходимые по ведению проекта, например, можно добавлять веточку «Риски», «Контроль», «Мотивация» и т д. Эти ветки служат своего родом полочками, в которые мы и будем складывать информацию, необходимую нам для дальнейшего ее использования.

Рекомендую использовать специальные программы для построения ментальных карт на компьютере т. к. большинство из них имеют возможность прикреплять документы и файлы к веточкам, делать напоминания о сроках, подписывать комментарии.  Легко менять и подстраивать карту в случае каких-либо изменений. Есть возможность пользоваться фильтром и видеть только те объекты, которые необходимы. Полезно использовать коды для наилучшего управления, контроля и планирования проекта.




Например, менеджера по проектам мы выделили зеленым текстовыделителем, и теперь все задачи, помеченные зелёным текстовыделителем, переходят в его ответственность.
 
Вот еще несколько аргументов за то, чтобы использовать ментальные карты в ведении проектов:
    1. Сама карта может стать огромным мотиватором. Человек видит карту, сам отмечает на ней выполненные дела и отслеживает свой вклад в общее дело. Ведь ничего не мешает поместить карту на общий диск и сделать к ней доступ всем ответственным лицам.
    2. Легко контролировать сроки
    : сразу видно, кто сделал в срок, а кто затянул выполнение своей задачи.
    3. Ведение проекта превращается в интересное, увлекательное мероприятие, благодаря своей структуре и форме ведения.
    4.
    Можно создать готовые шаблоны по ведению проектов, с которыми вам часто приходиться иметь дело. И планомерно корректировать их по мере поступления информации, что поможет вам сэкономить массу времени и сил.

Автор статьи: Черноусов Владимир
 
 



все статьи
Тренинговый центр «Стимул». Все права защищены. © 2008-2017
Все права на материалы, размещенные на сайте, защищены в соответствии с российским и международным законодательством об авторском праве и смежных правах.
При любом использовании материалов прямая ссылка на Stimul.biz обязательна.